Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1. Amaç

Dr. Merdan Çelik Muayenehanesi (“Muayenehane”) tarafından işlenen kişisel verilerin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), ilgili sağlık mevzuatı ve kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin yürürlükteki düzenlemelere uygun olarak saklanması, korunması ve gerekli hâllerde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) hazırlanmıştır.

Bu Politika, Muayenehane tarafından işlenen kişisel verilerin işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca güvenli şekilde muhafaza edilmesini ve işleme amacının veya ilgili mevzuatta öngörülen saklama süresinin sona ermesi hâlinde uygun imha yönteminin uygulanmasını kapsar.

2. Kapsam

Bu Politika; Muayenehane tarafından işlenen hastalara, hasta yakınlarına ve refakatçilere, ziyaretçilere, çalışanlara, çalışan adaylarına, hizmet alınan kişi ve kuruluşların yetkilileri ile çalışanlarına ve Muayenehane ile iletişim veya hukuki/ticari ilişki içerisinde bulunan diğer gerçek kişilere ait kişisel verileri kapsar.

Kişisel veriler, fiziki veya elektronik ortamlarda işlenebilir ve saklanabilir.

3. Tanımlar

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak kabul edilen verilerdir. Muayenehane faaliyetleri bakımından özellikle sağlık verileri bu kapsamda değerlendirilir.

İlgili Kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişidir.

Dr. Merdan Çelik Muayenehanesi, KVKK kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmektedir.

Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesidir.

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesidir.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesidir.

Anonim Hâle Getirme

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.

Periyodik İmha

Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması hâlinde, ayrıca bir talep bulunmasına gerek olmaksızın belirli aralıklarla gerçekleştirilen silme, yok etme veya anonim hâle getirme işlemidir.

4. Kişisel Verilerin Saklanmasına İlişkin Temel İlkeler

Muayenehanemiz kişisel verilerin saklanması ve işlenmesi süreçlerinde KVKK'nın temel ilkelerine uygun hareket eder.

Bu kapsamda kişisel verilerin;

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olması,

• Doğru ve gerektiğinde güncel olması,

• Belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmesi,

• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması,

• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi

sağlanır.

Kişisel veriler, işlenmelerini gerektiren amaç veya ilgili mevzuatta öngörülen saklama süresinden daha uzun süreyle muhafaza edilmez.

5. Kişisel Verilerin Saklanmasını Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

• Sağlık hizmetlerinin sunulması,

• Tıbbi teşhis, tedavi ve bakım süreçlerinin yürütülmesi,

• Hasta kayıtlarının oluşturulması ve muhafaza edilmesi,

• Randevu süreçlerinin yürütülmesi,

• Faturalandırma ve ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi,

• Sağlık mevzuatından kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına karşı yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,

• Hukuki uyuşmazlıkların yürütülmesi ve hakların korunması,

• Bilgi ve sistem güvenliğinin sağlanması,

• Muayenehane güvenliğinin sağlanması

gibi amaçlarla ve KVKK'da öngörülen hukuki sebeplere dayanılarak saklanabilir.

Sağlık verileri başta olmak üzere özel nitelikli kişisel veriler, KVKK'nın özel nitelikli kişisel verilere ilişkin hükümlerine uygun olarak saklanır.

6. Kayıt Ortamları

Kişisel veriler, işleme faaliyetinin niteliğine göre aşağıdaki ortamlarda saklanabilir:

• Fiziki hasta dosyaları,

• Kâğıt ve basılı belgeler,

• Muayenehane bilgisayarları,

• Sunucu ve bilişim sistemleri,

• E-posta sistemleri,

• Muayenehane tarafından kullanılan yazılım ve uygulamalar,

• Yetkili hizmet sağlayıcıların bilişim sistemleri,

• Yedekleme sistemleri,

• Kamera kayıt sistemleri,

• Taşınabilir elektronik cihazlar ve diğer elektronik kayıt ortamları.

Kişisel verilerin saklandığı ortamlara erişim, görev ve yetki kapsamıyla sınırlandırılır.

7. Kişisel Verilerin Saklama Süresinin Belirlenmesi

Kişisel verilerin saklama süresi belirlenirken;

• İlgili mevzuatta öngörülen süreler,

• Sağlık mevzuatından kaynaklanan saklama yükümlülükleri,

• Kişisel verinin işlenme amacı,

• İşleme amacının devam edip etmediği,

• Muhtemel hukuki uyuşmazlıklar,

• Bir hakkın tesisi veya korunması için gerekli süre,

• Yasal ve idari yükümlülükler

dikkate alınır.

Bir kişisel verinin birden fazla işleme amacı bulunması hâlinde, amaçlardan herhangi biri bakımından saklama gerekliliği devam ettiği sürece veri muhafaza edilebilir.

8. Saklama ve İmha Süreleri

Muayenehane tarafından işlenen kişisel veriler bakımından uygulanacak saklama süreleri, ilgili veri kategorisinin tabi olduğu mevzuat ve işleme amacı dikkate alınarak belirlenir.

Mevzuatta özel bir saklama süresi öngörülmeyen kişisel veriler bakımından, verinin işlenme amacı için gerekli olan süre esas alınır.

9. Kişisel Verilerin İmhasını Gerektiren Hâller

Kişisel veriler;

• İşlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,

• İlgili mevzuatta öngörülen saklama süresinin sona ermesi,

• Kişisel verilerin daha uzun süre saklanmasını gerektiren hukuki bir sebebin bulunmaması,

• İşleme faaliyetinin yalnızca açık rızaya dayanması ve ilgili kişinin açık rızasını geri çekmesi hâlinde, verinin işlenmesi için başka bir hukuki sebebin bulunmaması

gibi durumlarda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi sırasında verinin niteliğine ve teknik imkânlara uygun yöntem kullanılır.

10. Kişisel Verilerin Silinmesi

Silinmesi gereken kişisel veriler, ilgili kullanıcıların erişemeyeceği ve tekrar kullanamayacağı şekilde sistemlerden kaldırılır.

Elektronik ortamdaki veriler bakımından erişim yetkileri kaldırılır veya veriler ilgili sistemlerde tekrar kullanılamayacak şekilde silinir.

Fiziki ortamda bulunan ve saklama süresi sona eren kişisel veriler, uygun yöntemlerle erişilemez hâle getirilir.

11. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Yok edilmesi gereken kişisel veriler, hiç kimse tarafından erişilemeyecek, geri getirilemeyecek ve tekrar kullanılamayacak şekilde yok edilir.

Fiziki belgeler bakımından kâğıtların güvenli şekilde imha edilmesi; elektronik ve diğer kayıt ortamları bakımından ise kullanılan ortamın niteliğine uygun teknik yöntemlerin uygulanması sağlanır.

12. Kişisel Verilerin Anonim Hâle Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hâle getirilmesi, verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyeceği şekilde gerçekleştirilir.

Anonim hâle getirilen veriler, kişisel veri niteliğini kaybettiğinden KVKK kapsamında kişisel veri olarak değerlendirilmez.

13. Periyodik İmha

Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması hâlinde, kişisel veriler ayrıca bir talep bulunmasına gerek olmaksızın periyodik olarak imha edilir.

Muayenehanemizde periyodik imha işlemleri 6 aylık periyotlarla gerçekleştirilir.

İmha yükümlülüğünün ortaya çıkması hâlinde kişisel veriler, yükümlülüğün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde değerlendirilir.

14. İlgili Kişinin Talebi Üzerine İmha

İlgili kişi, KVKK'nın 11. maddesi kapsamında sahip olduğu haklar doğrultusunda kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir.

Talep konusu kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların tamamının ortadan kalkmış olması hâlinde, talep ilgili mevzuata uygun olarak değerlendirilir ve sonuçlandırılır.

Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını zorunlu kılan hukuki bir sebebin bulunması hâlinde talep reddedilebilir. Ret gerekçesi ilgili kişiye açıklanır.

Başvurular ve talepler, KVKK kapsamında öngörülen süreler içerisinde sonuçlandırılır.

Başvuru yöntemleri hakkında ayrıntılı bilgi için internet sitemizde yer alan “KVKK Başvuru ve İlgili Kişi Hakları” sayfası incelenebilir.

15. Teknik ve İdari Tedbirler

Muayenehanemiz, kişisel verilerin güvenli şekilde saklanması ve imha edilmesi amacıyla verinin niteliği ve teknolojik imkânlar dikkate alınarak gerekli teknik ve idari tedbirleri alır.

Bu kapsamda gerekli olduğu ölçüde;

• Kişisel verilere erişim yetkilerinin sınırlandırılması,

• Güçlü şifre ve erişim kontrollerinin kullanılması,

• Bilgi sistemlerinin güvenliğinin sağlanması,

• Güncel yazılım ve güvenlik tedbirlerinin uygulanması,

• Fiziki dosyaların yetkisiz erişime karşı korunması,

• Elektronik verilerin uygun şekilde yedeklenmesi,

• Yedeklerin güvenli şekilde muhafaza edilmesi,

• Çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda bilgilendirilmesi,

• Gizlilik yükümlülüklerinin belirlenmesi,

• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarla gerekli güvenlik tedbirlerinin uygulanması,

• Kişisel veri güvenliği ihlallerine karşı gerekli süreçlerin yürütülmesi

sağlanır.

16. Yedeklerde Bulunan Kişisel Veriler

Kişisel verilerin yedeklenmiş kopyalarda bulunması hâlinde, yedekleme sistemlerinin niteliği ve teknik imkânlar dikkate alınarak güvenlik tedbirleri uygulanır.

Asıl sistemde silinmiş veya yok edilmiş olan kişisel verilerin yedeklerden de tamamen silinmesi teknik olarak mümkün değilse, yedeklerin geri yüklenmemesi ve normal kullanım süreçlerinde erişilebilir olmaması sağlanır. Yedekler, ilgili saklama süresinin sonunda uygun şekilde imha edilir.

17. İmha İşlemlerinin Kayıt Altına Alınması

Gerçekleştirilen silme, yok etme veya anonim hâle getirme işlemleri, işlem tarihi, yöntemi ve kapsamı gibi gerekli bilgilerle kayıt altına alınır.

İmha kayıtları, ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca güvenli şekilde muhafaza edilir.

18. Yürürlük ve Güncelleme

Bu Politika, internet sitesinde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

Mevzuatta, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarında veya Muayenehanenin kişisel veri işleme süreçlerinde meydana gelebilecek değişiklikler doğrultusunda Politika güncellenebilir.

Politikanın güncel hâli internet sitesinde yayımlanır.

19. Veri Sorumlusu

Veri Sorumlusu: Dr. Merdan Çelik

Adres: Halide Edip Adıvar Mah. Boru Çiçeği Sok. No:23/A, Şişli / İstanbul

E-posta: iletisim@drmerdancelik.com

Telefon: +90 532 601 61 91